Er is geen vervanging of synoniem voor het woord smoelenboek. Smoelenboek is synoniem voor voorstelpagina met portretfoto’s. Een bedrijfsregister of de gouden gids van een bedrijf of organisatie. Het bevat contact en locatiegegevens.
Wat is een smoelenboek?
Een smoelenboek is een bedrijfsregister of de gouden gids van een organisatie of bedrijf. Het bevat contact en locatiegegevens, gegevens over de afdeling en over de persoon. Altijd aangevuld met een professioneel zakelijk portret.
Soms staan er publicaties of kennisgebieden waar de persoon meer vanaf weet bij. Als je een persoon zoekt met kennis van een bepaald product, markt of een speciale klant dan vergemakkelijkt een smoelenboek je zoektocht.
Waar gebruik je een smoelenboek voor?
Een Smoelenboek gebruik je om op te zoeken wie je benodigd hebt bij een bepaalde afdeling. Of een manager van een bepaalde afdeling of gebouw of plaats. Iemand die kennis heeft van een bepaalde klant of product. Of verantwoordelijk is voor een bepaald onderdeel van het productieproces.
Vaak staan de social media kanalen van de persoon op de pagina. Bij bedrijven met diverse locaties staan er ook de Microsoft teams of google workspace gegevens en beschikbaarheid bij.
Bij een zakelijk smoelenboek voeg je een link naar LinkedIn toe om makkelijk in de contacten van de gezochte persoon te kijken.
Wie gebruikt er een smoelenboek?
Een smoelenboek kun je gebruiken op een website van een vereniging om de trainers, het bestuur of belangrijke personen in de vereniging voor te stellen. Je kunt de teamleden voorstellen op een teampagina.
Maar een smoelenboek wordt meestal gebruik door wat grotere organisaties, fabrieken en bedrijven. het is al slim om een voorstelpagina te maken wanneer er twee of meer locaties zijn. Je weet vaak niet wie er op de andere locaties werken en vaak is er een overlap aan functies. Je kunt de lijnen verkorten door een voorstelpagina te maken met voldoende informatie zodat je elkaar makkelijk kunt bereiken als er vragen zijn. Dit verkleint de afstand. Veel mensen werken vanuit huis. Hoe meer informatie beschikbaar is en blijft hoe effectiever de pagina is.
Bij flinke organisaties is de beschikbaarheid van een smoelenboek heel belangrijk. Veel functies hebben in basis dezelfde verantwoordelijkheden. Als er op de voorstelpagina staat voor welke projecten een persoon gewerkt heeft is dat goed voor de samenwerking.
Hoe maak je een smoelenboek?
Voorstelpagina’s worden al gemaakt zolang er bedrijven zijn die samenwerken. Eerst nog in de vorm van een boekje. Een zakelijke portretfoto gecombineerd met telefoonnummer, plaats, gebouw, afdeling en manager was voldoende. En je had een intern telefoonboek.
Die tijd bestaat niet meer. Samenwerken is het sleutelwoord en de online tools zoals slack, google workspaces, teams, sharepoint, salesforce en nog vele andere tools zorgen dat het makkelijker dan ooit is om met elkaar samen te werken. Maar het maakt het ook complexer. Wat gebruik je om een smoelenboek op te maken.
Er bestaan mooie plugins voor sharepoint. Je kunt een wordpress site creeeren. Werk je bij een grotere organisatie dan is het een goed idee om bij een IT of ICT deskundige of de systeembeheerder te vragen of hij of zij een idee hebben of misschien al een oplossing hebben.
De voorstelpagina moet makkelijk doorzoekbaar zijn, medewerkers en vakmensen moeten zelf hun pagina’s makkelijk kunnen updaten en voorzien van nieuwe informatie. Nog makkelijker is het als de basisinformatie inclusief foto uit een personeelsapplicatie komt waarna je de informatie kunt aanvullen.
Wie staat er in een smoelenboek?
Iedereen. Maar in de praktijk is dat niet altijd handig. Personeelsleden in een vaste of flexibele functie staan er op.
Niet alle productiemedewerkers staan in het smoelenboek omdat ze vaak wisselen. Vaak werken ze er maar een paar weken om daarna weer ergens anders aan de slag te gaan. Het is dan ook niet verstandig om voor functies die van korte duur zijn of waar vaak mensen wisselen om deze met een zakelijke portretfoto of een social media portret op de voorstelpagina te zetten. het laten maken van zakelijke portretfoto’s doe je maar een paar keer per jaar. En dan is die productie medewerker vaak al niet meer bij je werkzaam.
Je kunt de volgende richtlijn hanteren. Projectmedewerkers die niet bij je in dienst zijn of maar kort in dienst zijn, productiemedewerkers, tijdelijke vakmensen ingehuurd via uitzendbureau’s, zzp’ers die je felxibel inhuurt zou je niet op de voorstelpagina kunnen zetten. Vaak zijn ze maar kort aanwezig en alleen voor een project of een periode.
De mensen die je er wel in wil zetten zijn je vaste medewerkers of vast ingehuurde flexibele vakmensen, projectmedewerkers of zzp’ers die voor langere tijd bij je werken.
Mag je nog een smoelenboek maken van de AVG?
Een zakelijk portret of social media portret kan een bijzonder persoonsgegeven van een medewerker weergeven, en bijzondere persoonsgegevens zijn beschermd onder de AVG.
Het is dan ook belangrijk dat de medewerker toestemming geeft voor het gebruik van de portretfoto in een smoelenboek. Dat kan je doen door een medewerker toestemming formulier te laten tekenen. Dit combineer ik altijd met een volgnummer zodat ik weet wie ik op de foto heb gezet. Op het formulier staat waarvoor de foto en de gegevens gebruikt worden. Je mag geen druk uitoefenen op de medewerker om het formulier te ondertekenen, hij of zij moet dit volledig uit eigen wil doen.
Onder de AVG heeft de medewerker altijd het recht om op elk willekeurig moment zijn toestemming op het gebruik in te trekken.
Het is dan ook handig dat als je de informatie direct uit het personeelsdossier of uit de personeelssoftware haalt, je aan kan geven dat de software de foto niet laat zien in het smoelenboek.
Wanneer maak je geen smoelenboek?
Je maakt geen smoelenboek als je niet wil dat je medewerkers elkaar opzoeken. Je bent misschien alleen of met 5 a 10 mensen. Dan kent iedereen elkaar wel. Je hebt de contactgegevens van je collega’s in je telefoon staan en kunt ze dus makkelijk bereiken
Ben je groter dan 10 a 15 medewerkers of werk je vanuit verschillende locaties of alleen maar online, remote of thuis dan is het verstandig om het wel te doen om de saamhorigheid te vergroten.
Hoe zet je een smoelenboek op?
- Je begint met het verzamelen van de eerste informatie.
- Overleg met de IT’er of ICT’er welke tool je kunt gebruiken of dat er een koppelin is met de personeelssoftware.
- Laat een professioneel zakelijk portret of social media portret maken van iedere medewerker, alle vakmensen, directie en personeelslid. Vraag een professioneel fotograaf en zorg dat je foto vrij mag gebruiken en in een beeldbank mag plaatsen. Zodat je het portret ook op LinkedIN, Microsoft teams, Google workspace, Slack, facebook kunt gebruiken.
- Zorg voor goede bedrijfskleding met het correcte logo voor de mensen die bedrijfskleding dragen. Zorg dat ze gewassen, gestreken, niet grauw, en er goed uitzien. Anders is het beter om nieuwe t-shirts, truien, broeken en jassen uit te reiken.
- Maak een lijst met namen zodat de fotograaf kan controleren of iedereen op de foto is geweest.
- Als je alles ontvangen hebt combineer je de informatie op de smoelenboek of voorstelpagina. Vul je het personeelssysteem of de personeelskaarten aan met het gemaakte portret en de laatste informatie.
- Presenteer de pagina aan de medewerkers.
- Daarop twee of vier keer per jaar de nieuwe medewerkers op de foto laten zetten. En iedere drie jaar een nieuw zakelijk portret of profielfoto laten maken.
Kijk hier voor meer voorbeelden van Zakelijke portretfoto’s en social media portretten die ik voor bedrijven maakte